1. Avtalspart
LEI System OÜ, ett privat aktiebolag registrerat i Estland, är den avtalsslutande parten som tillhandahåller tjänster under varumärket LEI System. I de fall det inte finns något lokalt dotterbolag till LEI System i kundens hemland fungerar LEI System OÜ (LEI-nummer 984500908J38713A7650) som standardjuridisk person. LEI System agerar som ett LEI-registreringsombud och samarbetar med den officiellt ackrediterade Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (som handlar under namnet RapidLEI), som innehar LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Ansökan om och hantering av LEI-koder
2.1. Kunden kan skicka in en begäran om att skaffa, förnya eller överföra en Legal Entity Identifier genom att fylla i relevant onlineformulär och slutföra betalningen med en godkänd metod, till exempel kreditkort eller PayPal.
2.2. Genom att skicka in ansökan bekräftar och godkänner kunden dessa villkor och intygar att alla lämnade uppgifter är korrekta. Sökanden intygar att denne är behörig att agera på den aktuella juridiska personens vägnar. Vissa kontaktuppgifter kan komma att delas med LOU för att stödja valideringen.
2.3. Kunden ger LEI System fullmakt att på kundens vägnar godkänna LOU:s villkor (t.ex. RapidLEIs villkor). Alla LOU-avtal baseras på GLEIF:s riktlinjer och är i huvudsak likartade. RapidLEIs användarvillkor finns till exempel på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System ges befogenhet att agera på kundens juridiska persons vägnar i frågor som rör LEI-koden, inklusive utfärdande, årlig förnyelse och överföring.
2.5. När en LEI-kod överförs från en annan leverantör till LEI System kan ett byte av LOU vara nödvändigt. Överföringen måste ske innan eller samtidigt som förnyelsen.
2.6. LEI-koder som administreras av LEI System kan förnyas upp till 60 dagar före förfallodatumet. Vid tidig förnyelse efter en överföring från en annan tjänsteleverantör kan giltighetsperioden komma att förkortas.
2.7. Behandlingen påbörjas när både ansökan och betalning har mottagits.
2.8. LEI System kan begära dokumentation som bekräftar sökandens behörighet, inklusive men inte begränsat till en fullmakt.
2.8.1. Fullmakter får endast undertecknas av personer som officiellt är behöriga att företräda den juridiska personen. Det är strängt förbjudet att utge sig för att vara behörig undertecknare eller att felaktigt uppge sådan behörighet.
2.8.2. Innan en LEI-kod utfärdas eller förnyas skickar LEI System, i samarbete med LOU, en begäran om datavalidering till det officiella registret i den relevanta jurisdiktionen, i enlighet med GLEIF:s erkännande. De uppgifter som erhålls genom denna begäran vidarebefordras till kunden för granskning och bekräftelse.
2.8.3. Kunden har rätt att bekräfta eller avvisa de uppgifter som hämtats från registret. Vid avvisning måste kunden lämna en motivering och anpassa sina uppgifter till det officiella registret i den relevanta jurisdiktionen innan LEI-koden kan utfärdas eller förnyas.
2.8.4. Om de uppgifter som hämtats från registret överensstämmer med de uppgifter som kunden lämnat i ansökan kan LEI System, efter eget gottfinnande, bekräfta uppgifterna på kundens vägnar. LEI System är inte skyldigt att göra detta.
2.9. Ytterligare dokumentation kan begäras för verifieringsändamål, inklusive:
- en kopia av den juridiska personens registreringsbevis
- identifiering av behöriga företrädare
- bevis på registreringsdatum
- dokumentation som styrker ändringar i bolagsuppgifter
2.10. Om den juridiska personen ägs eller kontrolleras av ett moderbolag som upprättar koncernredovisning måste Nivå 2-uppgifter (moderbolagsuppgifter) lämnas. Om rapportering inte är möjlig måste en giltig anledning anges.
2.10.1. LEI System kan begära dokumentation som bekräftar konsolideringsstatus.
2.11. Internationella filialer måste uppge huvudkontorets LEI-kod, som måste vara aktiv (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassificeras som investeringsfonder eller paraplyfonder kan ombes att redovisa fondrelationer, inklusive fondförvaltare, paraplystruktur och/eller feeder-master-relationer.
2.12.1. Relevanta dokument som styrker sådana relationer kan komma att begäras.
2.12.2. LEI-koder måste anges för varje relaterad enhet som omnämns.
2.13. De flesta LEI-registreringar slutförs inom 1–3 timmar. Ansökningar som involverar moderbolags- eller fondrelationer kan dock ta upp till 48 timmar. Förnyelser och överföringar av LEI-koder kan ta upp till 7 dagar. Ofullständiga eller felaktiga uppgifter kan leda till förseningar.
2.14. När ansökan har slutförts skickas en bekräftelse och en faktura till den e-postadress som angavs i kassan.
2.15. Ansökningar blir bindande och oåterkalleliga när de har skickats in och betalats. Detta gäller både för nya registreringar och förnyelser, inklusive överföringar.
2.16. Om kunden underlåter att lämna in nödvändig dokumentation kan LEI System och dess partner-LOU fortsätta att behandla ansökan med hjälp av offentligt tillgänglig information. LEI-koder som inte kan behandlas på grund av saknade uppgifter återbetalas inte, och inget ansvar tas för konsekvenser som uppstår till följd av detta.
2.17. När en LEI-kod har utfärdats blir koden och tillhörande referensdata offentligt tillgängliga på GLEIF:s och LEI Systems webbplatser. LEI-koder är permanenta och kan inte omtilldelas eller tas bort.
2.18. LEI System kommer att meddela kunden via e-post 60 dagar före det planerade förnyelsedatumet.
3. Flerårsplaner och automatiska förnyelser
3.1. Kunder kan välja att förbetala sina LEI-förnyelser för en period på upp till fem år.
3.2. Trots förbetalning för flera år kommer LEI-uppgifterna fortfarande att uppdateras årligen i enlighet med GLEIF:s krav. Det officiella "nästa förnyelsedatumet" baseras på en 365-dagarscykel från den senast bekräftade förnyelsen.
3.3. Om en LEI-kod som omfattas av ett flerårsavtal överförs till en annan tjänsteleverantör anses avtalet med LEI System vara uppsagt, och ingen återbetalning kommer att ske.
3.4. Kunder kan aktivera automatisk förnyelse. En förhandsavisering skickas till den registrerade e-postadressen 60 dagar före förfallodatumet. Kunden har fem kalenderdagar från mottagandet av aviseringen på sig att avbryta eller ändra sina uppgifter. Om ingen avbokning mottas kommer betalningen att behandlas med den ursprungligen angivna betalningsmetoden. När förnyelsen har påbörjats kan den inte återkallas.
3.5. LEI System förbehåller sig rätten att uppdatera referensdata med hjälp av registerkällor.
3.5.1. Om officiella register inte är tillgängliga kan befintlig referensdata användas för förnyelsen.
3.5.2. Om verifiering misslyckas kan moderbolags- eller fondrelationer markeras som icke-offentliga.
3.5.3. Kunden ansvarar för att meddela LEI System om eventuella ändringar som inte fångas upp av registren.
3.5.4. LEI System kan begära ytterligare stödjande dokumentation, inklusive uppdaterade finansiella uppgifter, nya fullmaktsbrev eller undantagsdeklarationer.
3.5.5. Om nödvändig dokumentation inte lämnas inom 60 dagar kan LEI-koden inte förnyas och tjänsteavtalet kan sägas upp.
4. LEI-certifikat och märken
4.1. LEI System erbjuder följande digitala identitetsprodukter, som kan läggas till i beställningen vid kassan eller begäras i efterhand på sidan LEI-orderdetaljer:
- Utskrivbart LEI-certifikat: ett digitalt certifikat som innehåller ditt företags LEI-uppgifter, baserat på ISO 17442 – den internationella standard som stöds av G20-länderna. Tillgängligt för omedelbar nedladdning och egen utskrift.
- LEI-märke för webbplats: ett litet märke för din webbplats. Besökare kan klicka på det för att omedelbart verifiera ditt företags uppgifter så som de publiceras i GLEIF:s databas.
- LEI-märke för e-post: en liten banner för din e-postsignatur som visar mottagarna att ditt företag är en verifierad juridisk person.
4.2. Alla produkter som anges ovan levereras digitalt. LEI System skickar inte ut fysiska certifikat med post.
5. Serviceavgifter och beskattning
5.1. Priser för LEI-relaterade tjänster, inklusive registrering, förnyelse och överföring, publiceras på LEI Systems webbplats och inkluderar tillämpliga GLEIF-avgifter. Avgifter för att beställa en ny LEI-kod, överföra en LEI-kod eller förnya en LEI-kod finns på våra prissidor.
5.2. Hantering av moms:
- Kunder i Estland: 24 % moms tillkommer.
- EU-baserade kunder med giltigt momsregistreringsnummer: ingen moms läggs till (omvänd betalningsskyldighet tillämpas).
- EU-baserade kunder utan giltigt momsregistreringsnummer: moms debiteras enligt den sats som gäller i kundens hemland i enlighet med EU:s One Stop Shop-system (OSS) för moms. Som leverantör av digitala tjänster är LEI System skyldigt att ta ut och redovisa lokal moms för kundens land, vilket innebär att det aktuella EU-landets momssats och regler tillämpas.
- Kunder utanför EU: ingen moms debiteras.
5.3. Automatiska förnyelser debiteras enligt det aktuella pris som publicerats vid tidpunkten för behandlingen.
6. Återbetalningar och avbokningar
6.1. Begäran om återbetalning ska skickas till support@leisystem.com och granskas inom 7 arbetsdagar.
6.2. Godkända återbetalningar behandlas via den ursprungliga betalningsmetoden och kan ta upp till 30 dagar innan de når kundens bankkonto, beroende på betalningsleverantör och bank.
6.3. När en beställning har skickats in påbörjas automatiserade arbetsflöden och behandlingsaktiviteter omedelbart. Registrering, förnyelse och överföring av LEI-koder involverar arbete från flera organisationer och specialister, inklusive datainsamling, verifiering, validering och behandling i samarbete med den ackrediterade LOU (RapidLEI). Att behandla en avbokning och återbetalning kräver också separat administrativt arbete, inklusive bokföringsposter och utfärdande av kreditnotor. Därför tillkommer en handläggningsavgift på 40 euro på alla återbetalningar, vilken dras av från det belopp som återbetalas till kunden.
6.3.1. Handläggningsavgiften på 40 euro gäller även när en LEI-kod inte kan utfärdas, förnyas eller överföras på grund av omständigheter som rör sökanden eller den juridiska personen. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, situationer där den juridiska personen inte är registrerad i ett officiellt nationellt register som godkänns av GLEIF för utfärdande av LEI-koder, där dess registrering, juridiska status eller licens inte kan verifieras via ett sådant register eller den relevanta behöriga nationella myndigheten, eller där den juridiska personen på annat sätt inte uppfyller kraven för utfärdande av LEI-kod.
Handläggningsavgiften gäller även när kunden har lämnat den information och dokumentation som begärts, men den lämnade informationen eller dokumentationen är otillräcklig eller inte kan godtas för verifiering och validering av LEI-koden. Avgiften täcker administrativt arbete, verifiering, validering och LOU-relaterat arbete som redan utförts innan det fastställs att LEI-koden inte kan utfärdas, förnyas eller överföras.
6.3.2. För LEI-ansökningar i vissa jurisdiktioner kan LOU (Local Operating Unit) tillämpa ytterligare jurisdiktionsavgifter för att täcka obligatoriska register- eller datahämtningsavgifter som tas ut av lokala myndigheter. I förekommande fall visas dessa avgifter i kassan innan betalning sker. De debiteras kunden till självkostnadspris och återbetalas inte när den relevanta register- eller datahämtningsprocessen väl har påbörjats, oavsett om LEI-koden slutligen utfärdas eller inte.
6.4. Återbetalning är inte möjlig i följande fall:
- LEI-koden har redan utfärdats eller förnyats.
- En automatisk förnyelse har slutförts.
- Ett flerårsavtal har sagts upp i förtid.
- Överföringen av LEI-koden har resulterat i förlust av en tidigare betald giltighetsperiod hos en annan tjänsteleverantör eller LOU.
- Kunden har inte lämnat den information eller dokumentation som krävs för att behandla beställningen inom 60 dagar efter begäran.
- Uppgifter om moderbolag har lämnats men har i efterhand visat sig vara ogiltiga eller kan inte valideras.
6.5. All hantering av återbetalningar och avbokningar sker i enlighet med tillämpligt GLEIF Registration Agent Governance Framework och eventuella obligatoriska krav som gäller för utfärdande, förnyelse eller överföring av LEI-koder.
7. Tredjepartstjänster och marknadsföringspartner
7.1. LEI System kan lägga ut vissa supporttjänster på specialiserade tredjepartsleverantörer. Detta kan inkludera:
- hosting och underhåll av onlineplattformar
- säker betalningshantering
- kommunikationstjänster (t.ex. e-post, aviseringar)
- verktyg för insamling av kundfeedback
7.2. Dessa leverantörer får endast tillgång till kunduppgifter i den utsträckning det krävs för att leverera sina tjänster, i enlighet med sekretess- och dataskyddsavtal.
7.3. Kontaktuppgifter (företagsnamn, kontaktperson, e-post etc.) kan delas med utvalda marknadsföringspartner som erbjuder tjänster relevanta för kunden.
7.4. Tredjepartsleverantörer kan kontakta kunder direkt angående sina tjänster om det är relaterat till LEI Systems verksamhet.
7.5. Alla tredjepartsengagemang omfattas av sekretessstandarder som är lika höga som eller högre än de som LEI System tillämpar.
7.6. Genom att använda LEI Systems tjänster samtycker kunden till ovanstående arrangemang.
8. Tillämplig lag och slutbestämmelser
8.1. Kunden bär ensamt ansvar för alla åtgärder och skyldigheter kopplade till den egna juridiska personens LEI-kod.
8.2. LEI System tar inget ansvar för ekonomiska eller regulatoriska konsekvenser som uppstår till följd av förseningar eller fel i LEI-behandlingen.
8.3. Dessa villkor kan uppdateras utan föregående meddelande. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på leisystem.com.
8.4. Detta avtal och alla tvister eller anspråk som uppstår ur eller i samband med det, inklusive utomobligatoriska tvister eller anspråk, ska regleras av och tolkas i enlighet med lagstiftningen i Republiken Estland. Domstolarna i Republiken Estland ska ha exklusiv behörighet att avgöra alla sådana tvister eller anspråk.