1. Avtalspart
LEI System OU, ett privat aktiebolag registrerat i Estland, är avtalspart och tillhandahåller tjänster under varumärket LEI System. I de fall det inte finns något lokalt dotterbolag till LEI System i kundens hemland, fungerar LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) som standardjuridisk enhet. LEI System agerar som ett LEI-registreringsombud och samarbetar med den officiellt ackrediterade lokala driftsenheten (LOU), Ubisecure Oy (verksam under namnet RapidLEI), som innehar LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Att ansöka om och hantera LEI
2.1. Kunden kan skicka in en ansökan om att erhålla, förnya eller överföra ett Legal Entity Identifier genom att fylla i relevant onlineformulär och genomföra betalning via en godkänd metod, till exempel kredit- eller betalkort eller PayPal.
2.2. Genom att skicka in ansökan bekräftar kunden att de godkänner dessa allmänna villkor samt intygar att alla lämnade uppgifter är korrekta. Sökanden intygar att de är behöriga att agera på den berörda juridiska enhetens vägnar. Vissa kontaktuppgifter kan komma att delas med LOU för att underlätta verifiering.
2.3. Kunden ger LEI System fullmakt att godkänna LOU:s allmänna villkor (t.ex. RapidLEI:s villkor) för kundens räkning. Samtliga LOU-avtal bygger på GLEIF:s riktlinjer och är i sak likartade. Exempelvis finns RapidLEI:s användarvillkor på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System ges fullmakt att agera på kundens juridiska enhets vägnar i frågor som rör LEI, inklusive utfärdande, årlig förnyelse och överföring.
2.5. När en LEI överförs från en annan leverantör till LEI System kan byte av LOU bli nödvändigt. Överföringen måste ske före eller samtidigt med förnyelsen.
2.6. LEI som administreras av LEI System kan förnyas upp till 60 dagar före förfallodatumet. Vid tidig förnyelse i samband med en överföring från en annan tjänsteleverantör kan giltighetsperioden komma att kortas.
2.7. Handläggningen påbörjas när både ansökan och betalning har mottagits.
2.8. LEI System kan begära dokumentation som bekräftar sökandens behörighet, inklusive men inte begränsat till en fullmakt.
2.8.1. Fullmakter får endast undertecknas av personer som officiellt är behöriga att företräda den juridiska enheten. Att utge sig för att ha undertecknanderätt utan att inneha den är strängt förbjudet.
2.8.2. Innan en LEI utfärdas eller förnyas skickar LEI System, i samarbete med LOU, en begäran om datakontroll till det officiella registret i den relevanta jurisdiktionen, i enlighet med GLEIF:s erkännande. De uppgifter som erhålls skickas till kunden för granskning och bekräftelse.
2.8.3. Kunden har rätt att bekräfta eller avvisa de uppgifter som hämtats från registret. Vid avvisning måste kunden lämna en motivering och anpassa sina uppgifter till det officiella registret i den relevanta jurisdiktionen innan LEI kan utfärdas eller förnyas.
2.8.4. Om uppgifterna från registret överensstämmer med de uppgifter kunden lämnat i ansökan kan LEI System, efter eget gottfinnande, bekräfta uppgifterna för kundens räkning. LEI System är inte skyldigt att göra detta.
2.9. Ytterligare dokumentation kan begäras i verifieringssyfte, inklusive:
- en kopia av enhetens registreringsbevis
- identifiering av behöriga företrädare
- bevis på registreringsdatum
- dokumentation som styrker ändringar i bolagsuppgifter
2.10. Om enheten ägs eller kontrolleras av ett moderbolag som upprättar koncernredovisning måste Nivå 2-uppgifter (moderbolagsuppgifter) lämnas. Om rapportering inte är möjlig måste en giltig anledning anges.
2.10.1. LEI System kan begära dokumentation som bekräftar konsolideringsstatus.
2.11. Internationella filialer måste uppge huvudkontorets LEI, som måste vara aktiv (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassificeras som investeringsfonder eller paraplyfonder kan ombes att redovisa fondrelationer, inklusive fondförvaltare, paraplystruktur och/eller feeder-master-relationer.
2.12.1. Relevanta dokument som styrker sådana relationer kan komma att begäras.
2.12.2. LEI måste anges för varje relaterad enhet som omnämns.
2.13. De flesta LEI-registreringar slutförs inom 1–3 timmar. Ansökningar som involverar moderbolags- eller fondrelationer kan dock ta upp till 48 timmar. Förnyelser och överföringar av LEI kan ta upp till 7 dagar. Ofullständiga eller felaktiga uppgifter kan orsaka förseningar.
2.14. När ansökan slutförts skickas en bekräftelse och en faktura till den e-postadress som angivits vid beställningen.
2.15. Ansökningar blir bindande och oåterkalleliga när de skickats in och betalning genomförts. Detta gäller både nya registreringar och förnyelser, inklusive överföringar.
2.16. Om kunden inte lämnar in nödvändig dokumentation kan LEI System och dess partner-LOU gå vidare med hjälp av offentligt tillgänglig information. LEI som inte kan behandlas på grund av saknade uppgifter återbetalas inte, och inget ansvar tas för eventuella konsekvenser av detta.
2.17. När en LEI har utfärdats blir den och tillhörande referensdata offentligt tillgängliga på webbplatserna för GLEIF och LEI System. LEI-nummer är permanenta och kan varken återanvändas eller tas bort.
2.18. LEI System meddelar kunden via e-post 60 dagar före planerat förnyelsedatum.
3. Flerårsplaner och automatiska förnyelser
3.1. Kunder kan välja att förskottsbetala sina LEI-förnyelser för upp till fem år.
3.2. Trots flerårig förskottsbetalning uppdateras LEI-uppgifterna årligen enligt GLEIF:s krav. Det officiella "nästa förnyelsedatum" baseras på en 365-dagarscykel från den senast bekräftade förnyelsen.
3.3. Om en LEI som omfattas av ett flerårsavtal överförs till en annan tjänsteleverantör anses avtalet med LEI System vara uppsagt, och ingen återbetalning görs.
3.4. Kunder kan aktivera automatisk förnyelse. En förhandsavisering skickas till den registrerade e-postadressen 60 dagar före utgångsdatumet. Kunden har fem kalenderdagar från mottagandet av aviseringen på sig att avbryta eller ändra sina uppgifter. Om ingen avbokning inkommer behandlas betalningen med den ursprungligen angivna betalningsmetoden. När förnyelsen väl har påbörjats kan den inte återkallas.
3.5. LEI System förbehåller sig rätten att uppdatera referensdata med hjälp av registerkällor.
3.5.1. Om officiella register inte är tillgängliga kan befintlig referensdata användas för förnyelsen.
3.5.2. Om verifiering misslyckas kan moderbolags- eller fondrelationer markeras som icke-offentliga.
3.5.3. Kunden ansvarar för att meddela LEI System om ändringar som inte fångas upp av registren.
3.5.4. LEI System kan begära ytterligare underlag, inklusive uppdaterade finansiella rapporter, nya fullmaktshandlingar eller undantagsdeklarationer.
3.5.5. Om nödvändig dokumentation inte lämnas inom 60 dagar kan LEI-numret komma att inte förnyas och tjänsteavtalet kan sägas upp.
4. LEI-certifikat och märken
4.1. LEI System erbjuder följande digitala identitetsprodukter, som kan läggas till i beställningen i kassan eller begäras i efterhand via sidan LEI Order Details:
- Utskrivbart LEI-certifikat: ett digitalt certifikat som innehåller ditt företags LEI-uppgifter, baserat på ISO 17442 — den internationella standard som antagits av G20-länderna. Tillgängligt för omedelbar nedladdning och egen utskrift.
- LEI-märke för webbplats: ett litet märke för din webbplats. Besökare kan klicka på det för att direkt verifiera ditt företags uppgifter enligt GLEIF:s databas.
- LEI-märke för e-post: en liten banner för din e-postsignatur, som visar mottagare att ditt företag är en verifierad juridisk enhet.
4.2. Alla ovan nämnda produkter levereras digitalt. LEI System skickar inte fysiska certifikat med post.
5. Avgifter och beskattning
5.1. Priser för LEI-relaterade tjänster, inklusive registrering, förnyelse och överföring, publiceras på LEI Systems webbplats och inkluderar tillämpliga GLEIF-avgifter. Avgifter för att beställa en ny LEI, överföra en LEI eller förnya en LEI finns på våra prissidor.
5.2. Hantering av moms:
- Estniska kunder: 24 % moms tillkommer.
- EU-baserade kunder med giltigt momsregistreringsnummer: ingen moms läggs till (omvänd skattskyldighet tillämpas).
- EU-baserade kunder utan giltigt momsregistreringsnummer: moms debiteras enligt den skattesats som gäller i kundens hemland enligt EU:s One Stop Shop-system (OSS) för moms. Som leverantör av digitala tjänster är LEI System skyldigt att ta ut och redovisa lokal moms för kundens land, vilket innebär att momssatsen och reglerna i kundens EU-medlemsstat tillämpas.
- Kunder utanför EU: ingen moms debiteras.
5.3. Automatiska förnyelser debiteras enligt det gällande pris som publicerats vid tidpunkten för behandlingen.
6. Återbetalningar och avbokningar
6.1. Begäran om återbetalning ska skickas till info@leisystem.com och granskas inom 7 arbetsdagar.
6.2. Återbetalningar sker via den ursprungliga betalningsmetoden och kan ta upp till 30 dagar innan de når ditt bankkonto, beroende på bankinstitut.
6.3. När en beställning skickats in påbörjas automatiserade arbetsflöden omedelbart. Registrering, förnyelse och överföring av LEI innebär arbete från flera organisationer och specialister — inklusive datainsamling, verifiering och validering i samarbete med den ackrediterade LOU (RapidLEI). Att behandla en återbetalning kräver separat administrativt arbete, inklusive bokföringsposter och utfärdande av kreditnotor. Därför tillkommer en handläggningsavgift på 40 € för alla återbetalningar.
6.3.1. För LEI-ansökningar i vissa jurisdiktioner kan LOU (lokal driftsenhet) ta ut ytterligare jurisdiktionsavgifter för att täcka obligatoriska registeravgifter som tas ut av lokala myndigheter. I förekommande fall visas dessa avgifter i kassan innan betalning genomförs. De vidarebefordras till kunden till självkostnadspris och är icke återbetalningsbara när datainhämtningsprocessen har inletts, oavsett om LEI slutligen utfärdas eller inte.
6.4. Återbetalning är inte möjlig i följande fall:
- LEI-numret har redan utfärdats eller förnyats.
- Automatisk förnyelse har slutförts.
- Ett flerårsavtal har sagts upp i förtid.
- Överföringen av LEI-numret orsakade förlust av giltighetsperiod.
- Kunden underlät att lämna nödvändig information inom 60 dagar.
- Moderbolagsuppgifter lämnades in men ogiltigförklarades senare.
6.5. All hantering av återbetalningar sker i enlighet med GLEIF:s styrningsramverk för registreringsombud (RA Governance Framework).
7. Tredjepartstjänster och marknadsföringspartners
7.1. LEI System kan lägga ut vissa supporttjänster på specialiserade tredjepartsleverantörer. Detta kan omfatta:
- drift och underhåll av onlineplattformar
- säker betalningshantering
- kommunikationstjänster (t.ex. e-post, aviseringar)
- verktyg för insamling av kundfeedback
7.2. Dessa leverantörer kan få tillgång till kunduppgifter endast i den utsträckning det behövs för att leverera sina tjänster, enligt sekretess- och dataskyddsavtal.
7.3. Kontaktuppgifter (företagsnamn, kontaktperson, e-post etc.) kan delas med utvalda marknadsföringspartners som erbjuder tjänster som är relevanta för kunden.
7.4. Tredjepartsleverantörer kan kontakta kunder direkt angående sina tjänster om de är relaterade till LEI Systems verksamhet.
7.5. Alla samarbeten med tredje part omfattas av sekretessstandarder som är minst lika höga som LEI Systems egna.
7.6. Genom att använda LEI Systems tjänster samtycker kunden till ovanstående arrangemang.
8. Tillämplig lag och slutbestämmelser
8.1. Kunden bär ensamt ansvaret för alla åtgärder och skyldigheter kopplade till den egna juridiska enhetens LEI.
8.2. LEI System ansvarar inte för några ekonomiska eller regulatoriska konsekvenser till följd av förseningar eller fel i handläggningen av LEI-ärenden.
8.3. Dessa allmänna villkor kan komma att uppdateras utan förvarning. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på leisystem.com.
8.4. Detta avtal, samt eventuella tvister eller anspråk som uppstår i samband med det, inklusive utomobligatoriska tvister eller anspråk, ska regleras av och tolkas i enlighet med lagstiftningen i Republiken Estland. Domstolarna i Republiken Estland ska ha exklusiv behörighet att avgöra sådana tvister eller anspråk.