Dessa allmänna villkor beskriver det regelverk, de skyldigheter och de rättigheter som är förknippade med användningen av tjänster för LEI-registrering, förnyelse och hantering som tillhandahålls av LEI System OU.
1. Avtalspart
LEI System OU, ett privat aktiebolag registrerat i Estland, är avtalspart och tillhandahåller tjänster under varumärket LEI System. I de fall där ingen lokal dotterbolagsenhet till LEI System finns i kundens bosättningsland kommer LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) att agera som standardjuridisk person. LEI System fungerar som ett LEI-registreringsombud och upprätthåller samarbete med den officiellt ackrediterade Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (som bedriver verksamhet under namnet RapidLEI), som innehar LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Ansökan om och hantering av LEI
2.1. Kunden kan lämna in en begäran om att erhålla, förnya eller överföra en Legal Entity Identifier genom att fylla i relevant onlineformulär och genomföra betalning med en godkänd metod, såsom kreditkort eller PayPal.
2.2. Genom att skicka in ansökan bekräftar och godkänner kunden dessa allmänna villkor och intygar att alla lämnade uppgifter är korrekta. Sökanden intygar att denne är behörig att agera på den berörda juridiska personens vägnar. Vissa kontaktuppgifter kan delas med LOU för att stödja valideringen.
2.3. Kunden ger LEI System fullmakt att godkänna LOU:s allmänna villkor (t.ex. RapidLEI:s) för kundens räkning. Alla LOU-avtal baseras på GLEIF:s riktlinjer och är i sak likartade. RapidLEI:s användarvillkor finns till exempel här.
2.4. LEI System ges behörighet att agera på kundens juridiska persons vägnar i frågor som rör LEI, inklusive utfärdande, årlig förnyelse och överföring.
2.5. När ett LEI överförs från en annan leverantör till LEI System kan ett byte av LOU vara nödvändigt. En överföring måste ske före eller samtidigt med förnyelse.
2.6. LEI som administreras av LEI System kan förnyas upp till 60 dagar före utgångsdatumet. Vid tidig förnyelse efter en överföring från en annan tjänsteleverantör kan giltighetsperioden komma att förkortas.
2.7. Handläggningen påbörjas när både ansökan och betalning har mottagits.
2.8. LEI System kan begära dokumentation som bekräftar sökandens behörighet, inklusive men inte begränsat till en fullmakt.
2.8.1. Behörighetshandlingar måste undertecknas uteslutande av personer som är officiellt behöriga att företräda den juridiska personen. Att utge sig för att vara någon annan eller felaktigt uppge undertecknarens behörighet är strängt förbjudet.
2.9. Ytterligare dokumentation kan begäras för verifieringsändamål, inklusive:
• en kopia av enhetens registreringsbevis
• identifiering av behöriga företrädare
• bevis på registreringsdatum
• dokumentation som styrker ändringar som gjorts i bolagsuppgifter
2.10. Om enheten ägs eller kontrolleras av ett moderbolag som upprättar koncernredovisning måste Level 2-data (moderbolagsdata) lämnas in. Om rapportering inte är möjlig måste ett giltigt skäl anges.
2.10.1. Dokumentation som bekräftar konsolideringsstatus kan begäras av LEI System.
2.11. Internationella filialer måste ange huvudkontorets LEI, som måste vara aktivt (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassificeras som investerings- eller paraplyfonder kan ombes att redovisa fondrelationer, inklusive fondförvaltare, paraplystruktur och/eller feeder-master-relationer.
2.12.1. Relevanta dokument som styrker sådana relationer kan begäras.
2.12.2. LEI måste anges för varje relaterad enhet som hänvisas till.
2.13. De flesta LEI-registreringar slutförs inom 1–3 timmar. Ansökningar som omfattar moderbolags- eller fondrelationer kan dock ta upp till 48 timmar. LEI-förnyelser och överföringar kan ta upp till 7 dagar. Ofullständiga eller felaktiga uppgifter kan leda till förseningar.
2.14. När ansökan har slutförts skickas en bekräftelse och en faktura till den e-postadress som angavs i kassan.
2.15. Ansökningar blir bindande och oåterkalleliga vid inskickande och betalning. Detta gäller både nyregistreringar och förnyelser, inklusive överföringar.
2.16. Om kunden inte lämnar in begärd dokumentation kan LEI System och dess partner-LOU fortsätta med hjälp av offentligt tillgänglig information. LEI som inte kan handläggas på grund av saknade uppgifter återbetalas inte, och inget ansvar tas för följder som uppstår därav.
2.17. När LEI har utfärdats blir LEI och tillhörande referensdata offentligt tillgängliga på GLEIF:s och LEI Systems webbplatser. LEI är permanenta och kan inte omfördelas eller tas bort.
2.18. LEI System kommer att meddela kunden via e-post 60 dagar före det planerade förnyelsedatumet.
3. Flerårsplaner och automatiska förnyelser
3.1. Kunder kan välja att förskottsbetala sina LEI-förnyelser för en period på upp till fem år.
3.2. Trots flerårig förskottsbetalning kommer LEI-data fortfarande att uppdateras årligen enligt GLEIF:s krav. Det officiella “nästa förnyelsedatumet” baseras på en 365-dagarscykel från den senast bekräftade förnyelsen.
3.3. Om ett LEI som omfattas av ett flerårigt avtal överförs till en annan tjänsteleverantör anses avtalet med LEI System vara uppsagt och ingen återbetalning kommer att göras.
3.4. Kunder kan aktivera automatisk förnyelse. Ett förhandsmeddelande skickas till den registrerade e-postadressen 60 dagar före utgångsdatumet. Kunden har fem kalenderdagar från mottagandet av meddelandet att avbryta eller ändra sina uppgifter. Om ingen avbokning mottas kommer betalningen att genomföras med den ursprungligen angivna betalningsmetoden. När förnyelsen har påbörjats kan den inte återkallas.
3.5. LEI System förbehåller sig rätten att uppdatera referensdata med hjälp av registerkällor.
3.5.1. Om officiella register inte är tillgängliga kan befintliga referensdata användas för förnyelse.
3.5.2. Om verifieringen misslyckas kan moderbolags- eller fondrelationer markeras som icke-offentliga.
3.5.3. Kunden ansvarar för att informera LEI System om eventuella ändringar som inte fångas upp av registren.
3.5.4. LEI System kan begära ytterligare styrkande dokumentation, inklusive uppdaterade finansiella rapporter, nya behörighetsbrev eller undantagsförklaringar.
3.5.5. Om begärd dokumentation inte tillhandahålls inom 60 dagar kan LEI inte förnyas och tjänsteavtalet kan sägas upp.
4. LEI-certifikat och märken
4.1. LEI System erbjuder följande digitala identitetsprodukter, som kan läggas till i beställningen i kassan eller begäras i efterhand på sidan LEI Order Details:
- Utskrivbart LEI-certifikat: ett digitalt certifikat som innehåller ert företags LEI-data, baserat på ISO 17442 – den internationella standard som stöds av G20-länderna. Tillgängligt för omedelbar nedladdning och egen utskrift.
- LEI-märke för webbplats: ett litet märke för er webbplats. Besökare kan klicka på det för att omedelbart verifiera ert företags uppgifter så som de publiceras i GLEIF-databasen.
- LEI-märke för e-post: en liten banner för er e-postsignatur som visar mottagare att ert företag är en verifierad juridisk person.
4.2. Samtliga produkter ovan levereras digitalt. LEI System skickar inte fysiska certifikat per post.
5. Serviceavgifter och beskattning
5.1. Priser för LEI-relaterade tjänster, inklusive registrering, förnyelse och överföring, publiceras på LEI Systems webbplats och inkluderar tillämpliga GLEIF-tilläggsavgifter.
Avgifter för att beställa ett nytt LEI, överföra ett LEI eller förnya ett LEI finns här.
5.2. Hantering av moms:
- Kunder i Estland: 24 % moms tillkommer.
- Kunder inom EU med giltigt momsregistreringsnummer: ingen moms tillkommer (omvänd skattskyldighet gäller).
- Kunder inom EU utan giltigt momsregistreringsnummer: moms debiteras enligt den skattesats som gäller i kundens bosättningsland enligt EU:s momsordning One Stop Shop (OSS). Som leverantör av digitala tjänster är LEI System skyldigt att ta ut och redovisa lokal moms för kundens land, vilket innebär att momssats och regler i kundens EU-medlemsstat gäller.
- Kunder utanför EU: ingen moms debiteras.
5.3. Automatiska förnyelser debiteras enligt den aktuella prissättning som publiceras vid tidpunkten för handläggningen.
6. Återbetalningar och avbokningar
6.1. Begäran om återbetalning ska skickas till info@leisystem.com och kommer att granskas inom 7 arbetsdagar.
6.2. Återbetalningar behandlas via den ursprungliga betalningsmetoden och kan ta upp till 30 dagar att nå ert bankkonto, beroende på bankinstitut.
6.3. När en beställning skickas in initieras automatiserade arbetsflöden omedelbart. LEI-registrering, förnyelse och överföring omfattar arbete av flera organisationer och specialister – inklusive datainsamling, verifiering och validering i samarbete med den ackrediterade LOU:n (RapidLEI). Att hantera en återbetalning kräver separat administrativt arbete, inklusive bokföringsposter och utfärdande av kreditnotor.
Därför tillkommer en handläggningsavgift på 40 € för alla återbetalningar.
6.3.1. För LEI-ansökningar i vissa jurisdiktioner kan LOU (Local Operating Unit) tillämpa ytterligare jurisdiktionsspecifika tilläggsavgifter för att täcka obligatoriska registeravgifter som tas ut av lokala myndigheter. I förekommande fall visas dessa tilläggsavgifter i kassan före betalning. De vidarefaktureras till kunden till självkostnadspris och är inte återbetalningsbara när datahämtningsprocessen väl har inletts, oavsett om LEI-numret slutligen utfärdas eller inte.
6.4. Återbetalning är inte tillgänglig i följande situationer:
- LEI har redan utfärdats eller förnyats.
- Automatisk förnyelse har slutförts.
- Ett flerårigt avtal har sagts upp i förtid.
- LEI-överföringen medförde en förlust av giltighetsperiod.
- Kunden underlät att tillhandahålla begärd information inom 60 dagar.
- Moderbolagsdata lämnades in men ogiltigförklarades senare.
6.5. All hantering av återbetalningar omfattas av GLEIF RA Governance Framework.
7. Tredjepartstjänster och marknadsföringspartners
7.1. LEI System kan lägga ut vissa supporttjänster på specialiserade tredjepartsleverantörer. Detta kan omfatta:
• drift och underhåll av onlineplattformar
• säker betalningshantering
• kommunikationstjänster (t.ex. e-post, aviseringar)
• verktyg för insamling av kundfeedback
7.2. Dessa leverantörer kan få tillgång till kunddata endast i den utsträckning som krävs för att leverera sina tjänster, under sekretess- och dataskyddsavtal.
7.3. Kontaktuppgifter (företagsnamn, företrädare, e-post m.m.) kan delas med utvalda marknadsföringspartners som erbjuder tjänster som är relevanta för kunden.
7.4. Tredjepartsleverantörer kan kontakta kunder direkt angående sina tjänster om de är relaterade till LEI Systems verksamhet.
7.5. Alla tredjepartsengagemang omfattas av integritetsstandarder som är likvärdiga med eller högre än de som fastställts av LEI System.
7.6. Genom att använda LEI Systems tjänster samtycker kunden till ovanstående arrangemang.
8. Tillämplig lag och slutbestämmelser
8.1. Kunden är fortsatt ensam ansvarig för alla åtgärder och skyldigheter som är kopplade till den juridiska personens LEI.
8.2. LEI System tar inget ansvar för finansiella eller regulatoriska konsekvenser som uppstår till följd av förseningar eller misslyckanden i LEI-handläggningen.
8.3. Dessa allmänna villkor kan uppdateras utan föregående meddelande. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på leisystem.com.
8.4. Detta avtal och varje tvist eller anspråk som uppstår ur eller i samband med det, inklusive utomobligatoriska tvister eller anspråk, ska regleras av och tolkas i enlighet med lagarna i Republiken Estland. Domstolarna i Republiken Estland ska ha exklusiv behörighet att avgöra sådan tvist eller sådant anspråk.